Складання листа-вимоги про виконання зобов’язань

Будь-які перемовини, спрямовані змусити контрагента виконати зобов’язання, поєднують у собі три найбільш ефективні комунікативні способи: особисті зустрічі, телефонне спілкування та листування. У статті ми розглянемо останній ─ найчастіше обираний юристами або власниками бізнесу спосіб для проведення перемовин.

Загалом можемо виокремити три типи офіційних повідомлень про виконання зобов’язань: перший офіційний лист-вимогу, письмові нагадування про надання відповіді та досудові претензії.

Законодавством України не регламентовано  норми укладання листів-вимог, за винятком офіційних досудових претензій. Однак листи-вимоги вимагають дотримання низки рекомендацій, засад та обмежень, що встановлені правилами ділового листування, принципом поваги до контрагента та неписаних правил добросовісних переговорів.

Перший лист-вимога

Завданням такого документа є інформувати контрагента про вимогу виконання прострочених зобов’язань у встановлений термін. Зазвичай він надсилається, коли усні перемовини безрезультатні, і потерпілій стороні зрозуміло, що необхідно перевести переговори в офіційну площину.

Перший лист-вимогу не слід плутати з досудовою претензією, оскільки останньою повідомляють контрагента про суд та остаточне завершення мирних перемовин. Так само у вимозі пропонують варіанти виходу з ситуації та вказують перелік можливих санкцій.

Перший лист ми завжди радимо оформляти таким чином, аби власник бізнесу контрагента, який, можливо, не здогадується про наявність зобов’язань, міг зрозуміти всі деталі спору та, не сумніваючись, доручити своїм підлеглим виконати вимоги вчасно. Задля цього варто розділити документ на такі частини: «шапку» (до кого та щодо чого написане звернення); фабулу (основні умови виникнення зобов’язання); пропозицію (умови, запропоновані контрагенту, аби досягнути домовленостей); санкції (перелік дій у разі відмови від перемовин); реквізити (банківський рахунок компанії та ПІБ заявника).

Письмові нагадування про надання відповіді

Головною метою повторного нагадування є спонукати контрагента не прострочити термін для виконання зобов’язання, встановленого в першому листі-вимозі. Кількість нагадувань визначається індивідуально в кожному випадку. Проте рекомендуємо надсилати п’ять нагадувань кожні 5-7 днів.

Перед написанням першого нагадування радимо визначитися з основними акцентами у викладі. Перевагу слід надати зрозумілішому та переконливішому для адресата. Ідеться про логічний чи емоційний наголоси. Якщо з логічним усе зрозуміло, то про другий варто розтлумачити. Емоційний текст ─ це аргументований, обґрунтований, той, що зацікавить контрагента та спонукатиме виконати вимогу.

Досудова претензія

Цей лист має відповідати вимогам нормативно-правових актів, зокрема Господарського кодексу (далі – ГК), Господарського процесуального кодексу (далі – ГПК), Цивільного кодексу (далі – ЦК). Попри те що досудова претензія є правом, а не обов’язком потерпілої сторони, рекомендуємо використовувати цей інструмент як додатковий для схиляння контрагента виконати зобов’язання в досудовому порядку. На практиці такий лист діє переконливо на боржника, мотивує його усвідомити можливі втрати через примусове стягнення і зрозуміти перспективи виконання зобов’язань у мирному порядку, доки це є можливим.

Законодавством, а саме, ст. 222 ГК, визначено низку вимог до написання досудової претензії, серед яких є: опис обставин та доказів претензії, розрахунок суми претензії, зазначення реквізитів заявника та подання документів. Крім того, відправник має вкласти належним чином завірені копії до листа, а також підписати претензію. ГК вказує, що строк розгляду та відповіді на претензію становить один місяць від дня її отримання. До того ж отримувач має відповісти відправнику й повідомити письмово про результат розгляду.

Чого краще уникати під час написання письмових звернень

Оскільки однією з основних цілей листа-вимоги є інформування особи, що ухвалює рішення, радимо уникати занадто складних формулювань і тавтології в реченнях.  Попри те що офіційно-діловий стиль є основним для спілкування в юридичній площині, не варто зловживати ним у листуванні з контрагентом. Це може призвести до некоректного сприймання адресатом змісту листа чи втрати суті взагалі. Такі тексти ще називають «надмірно юридичними».

Звичайно, у листі-вимозі не слід вдаватися до розмовного стилю. Проте радимо уникати шаблонних конструкцій і замінювати їх на зрозуміліші та простіші. Наприклад, формулювання «не провести розрахунок в зазначений термін» краще замінити на «не сплатити вчасно», а «перейти до ініціювання» ─ на «ініціювати». Лист не втратить своєї офіційності, буде зрозумілим та сприйнятим адресатом і підвищить шанси виконання контрагентом саме того, що ви від нього вимагаєте.

Важливо також уникати стилістичних та орфографічних помилок.

Радимо перед відправленням навіть короткого нагадування перечитати його три рази від початку й до кінця та скористатися онлайн-інструментами (сайтами) для перевірки тексту на помилки.

Окрім того, рекомендуємо дбати про візуальну досконалість тексту листа: зробити всі абзаци приблизно одного обсягу та відредагувати шрифти й кегль. З досвіду знаємо, що навіть такі дрібниці допомагають досягнути цілі у перемовинах.